Invalleerkracht (Basispoort)

Gewijzigd op Fri, 16 Dec 2022 om 03:03 PM

Basispoort Invalleerkracht

De nieuwe invalleerkracht functionaliteit is toegevoegd, zodat een invaller direct aan de slag kan met dezelfde rechten als een leerkracht wanneer een leerkracht (on)verwachts op korte termijn niet beschikbaar zal zijn.

Je kunt de nieuwe Invalleerkracht functionaliteit vinden onder Instellingen. Deze zijn alleen zichtbaar voor Super Admins en Portal Admins als een Basispoort ID aanwezig is onder Standaard instellingen.

Bij het aanmaken van een nieuwe invalleerkracht zijn er 4 velden die je moet invullen:

Voornaam: Vul hier de exacte voornaam in
Achternaam: Vul hier de exacte achternaam in
Email Domein: Vul hier ALLEEN het domein in. Bijvoorbeeld “amsteltaal.nl”
Tot wanneer de Invalleerkracht actief mag zijn.
- Je hebt hier een vrije keuze tot en met max 7 dagen (inclusief de dag van vandaag) in de toekomst. De max 7 dagen is bepaald vanuit Basispoort functionaliteit.
- Nadat je een datum hebt gekozen, kan deze ook handmatig aangepast worden. Zoals eerder aangegeven kan dit dus tot max 6 dagen in de toekomst. Als je een datum daarbuiten kiest zul je dus de volgende foutmelding krijgen:
Selecteer nu Bevestigen om de invalleerkracht toe te voegen.
Nu zal de nieuwe aangemaakte invalleerkracht zichtbaar zijn in het overzicht voor de specifieke geselecteerde groep(en).

Deze invalleerkracht is al direct gesynct met G-Suite (op dit moment nog niet direct met Google Groep, dat zal pas bij de volgende synchronisatie gebeuren) en deze gebruiker kan dus ook direct gebruik maken van alle apps in COOL (de toegankelijkheid is wel verbonden aan de instellingen die de school heeft ingesteld voor apps per groep of als gehele school). De invalleerkracht wordt dus als normale leerkracht beschouwd.

Invalleerkracht en Microsoft Licentie

Aanmaken van Microsoft gebruiker

Nieuwe gebruiker
Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker die nog niet eerder bestond in Microsoft zal er automatisch een standaard licentie (Office 365 A1 faculteit) worden gekoppeld aan de nieuwe gebruiker.

Bestaande gebruiker zonder licentie
Wanneer een gebruiker al bestaat in Microsoft, maar deze nog geen licentie heeft dan wordt de gebruiker automatisch een standaard licentie (Office 365 A1 faculteit) worden toegekend.

Bestaande gebruiker met bestaande licentie
Hier zal een bestaande gebruiker alleen weer worden geactiveerd en geen licentie zal worden toegekend of overschreven worden.

Verwijderen van Microsoft gebruiker

Tenant op Full Access
Bij verwijderen van een gebruiker zal de licentie ingetrokken worden en de gebruiker worden uitgeschakeld/geschorst worden.

Tenant op read-only
De gebruiker zal onveranderd blijven

Extra toelichting Microsoft Sync (Tenants):
Microsoft Sync kan per tenant (domein/namespace) aangepast worden op Read-only (aangevinkt) of Write Access (Read-only uitgevinkt).

Bij Read-only (aangevinkt) zal toegang voor COOL beperkt worden tot het lezen in Microsoft.
Bij Read-only (uitgevinkt) zal COOL toegang hebben tot het lezen en aanmaken.

Foutmeldingen

Invallers
De onderstaand foutmeldingen bevestigd dat de gebruiker nog niet is aangemaakt omdat de leerkracht op Cloudwise sync level staat. Deze melding zal binnenkort aangepast worden om dit te specificeren.

Extra Gebruiker

Er is iets mis gegaan bij het deactiveren van het invalleerkracht account.
Dit betekent dat het account nog in Microsoft bestaat op het top-level domein. Het account is dan aangemaakt op de namespace wat niet op top-level domein is.

Om dit probleem te voorkomen moet het invalleerkracht voortaan op top-level domein worden ingevuld en niet op de namespace zelf.

De accounts kunnen verwijderd worden door in de locatie instellingen de Sync tijdelijk te wijzigen van 'Microsoft & G Suite' naar alleen 'G Suite' en op te slaan waardoor het invalleerkracht account nu wel verwijderd kan worden.

Let Op! Zet vervolgens de Sync instellingen weer zo spoedig mogelijk terug naar 'Microsoft & G Suite' voordat een nieuwe sync word gedraaid.

Invallers

“Microsoft user does not exist, but we are not allowed to create it.”

Dit betekent dat er geen toegang is op Microsoft, sync niveau. Om dit op lossen moet de gebruiker handmatig aangemaakt worden in Microsoft en daarna weer opnieuw worden toegevoegd via de Invallers pagina.

Extra gebruiker
Een combinatie is ook mogelijk waarin de melding (in het groen) aangeeft dat de gebruiker correct is aangemaakt/aangepast in G-Suite en de melding (in het geel) “Microsoft user does not exist, but we are not allowed to create it.” betekent dat er geen toegang is op Microsoft, sync niveau.

Om dit op lossen moet de gebruiker handmatig aangemaakt worden in Microsoft en daarna weer opnieuw worden toegevoegd via de Extra gebruiker pagina.

Het wachtwoord voor de invalleerkracht is direct hetzelfde als wat in de Locatie instellingen staat aangegeven.
- Als deze leeg staat zal er automatisch een tijdelijk wachtwoord worden ingesteld.
- Deze tijdelijk wachtwoord kun je inzien en aanpassen onder een nieuwe groep met vaste naam “Werknemers uitgesloten van medewerkersgroep” onder Organisatiegroepen.

De invalleerkracht kun je vinden onder de Organisatiegroepen, maar deze kun je niet in het normale overzicht van Medewerkers of Leerkrachten groepen terug vinden.
- In plaats daarvan zal een nieuwe groep “Werknemers uitgesloten van medewerkersgroep” automatisch verschijnen. Daarin zul je dus de nieuwe invalleerkracht kunnen vinden.
- Hierin kun je ook het wachtwoord inzien en veranderen.
- Wees wel behoed dat wanneer een invalleerkracht voor de eerste keer inlogt, hij of zij een wachtwoord-verandering verzoek zullen krijgen als de optie “wachtwoord wijzigen bij eerste keer inloggen” optie was aangevinkt onder Locatie instellingen.

Het aanpassen, verwijderen en opnieuw toevoegen van invalleerkrachten.

Op de pagina Invalleerkrachten kun je de datum aanpassen om een actieve invalleerkracht te verlengen of te verkorten.
- Je kunt alleen de einddatum aanpassen.
- Dezelfde datum regels die bij het aanmaken van een nieuwe invalleerkracht zijn ook hier van toepassing. Je kunt alleen de datum aanpassen vanaf de huidige dag tot en met max 6 dagen in de toekomst.
Je kunt ook een Invalleerkracht verwijderen onder de Invalleerkracht pagina, hiervoor zijn er 2 opties.
- Een invalleerkracht zal automatisch verwijderd worden wanneer de aangegeven einddatum is bereikt. Dit gebeurt om 0:00 op de laatst aangegeven einddatum. Bijvoorbeeld, als de einddatum op vrijdag is aangegeven, zal de invalleerkracht geen toegang meer hebben na 23:59 op donderdagnacht.
- Een invalleerkracht kan ook handmatig worden verwijderd door een invalleerkracht te wijzigen. Hier zal een knop “Verwijder” zullen verschijnen. Het verwijderen van een invalleerkracht zal per direct ingaan en zal deze dus ook geen toegang meer hebben tot haar of zijn account.
  Het is belangrijk om te melden dat vanuit een G-Suite perspectief de account alleen als ‘Geblokkeerd’ wordt beschouwd (suspended)

Dit houdt in dat wanneer je een zelfde invalleerkracht weer activeert zij weer toegang hebben tot hun geschiedenis zoals Gmail. Dit kun je alleen doen door een nieuwe invalleerkracht aan te maken met de exact zelfde voor, achternaam en domein als voorheen gebruikt werd.
Uitzondering hierop is wanneer je een invalleerkracht maakt voor een nieuwe groep. Zelfs als je de exact zelfde naam, achternaam en domein gebruikt bij een nieuwe groep zal de invalleerkracht als totaal nieuwe invalleerkracht account worden beschouwd en zal dus geen toegang hebben tot de geschiedenis zoals Gmail.