Als een nieuwe collega, stagiair of invaller komt werken op de school heeft deze waarschijnlijk inloggegevens nodig. Dit geldt voor zowel het inloggen in de computer als het inloggen in het COOL portaal.


Voor het inloggen in de computer is in de meeste gevallen een persoonlijk account nodig. Hiervoor zal er contact met de helpdesk opgenomen moeten worden. De snelste manier om dit te doen is te bellen naar de helpdesk van Holland Computer Systems; 074-2553131 Vaak duurt dit enkele minuten. Een andere manier is om hiervoor een ticket aan te maken in de helpdesk. Dit kan ook gedaan worden door een mail te sturen met de aanvraag naar "support@hcs.nl".


Om in te kunnen loggen in het COOL portaal (voor het onderwijs) hebben leerlingen en docenten/medewerkers/invallers/stagiaires een persoonlijk account nodig. Deze gegevens worden gesynchroniseerd vanuit het administratiesysteem (denk aan bijvoorbeeld ParnasSys). Als hierin een nieuwe medewerker wordt aangemaakt en deze wordt gekoppeld aan de groepen 5 en 6, kan deze docent de volgende dag inloggen met het nieuwe persoonlijke account en zal ook de bevoegdheden hebben van een docent van groep 5/6. 's nachts maakt het COOL portaal namelijk de synchronisatie met het administratiesysteem. 


Voor invallers/stagiair is het te overwegen om een invallers account aan te maken in het administratiesysteem en deze te koppelen aan meerdere (al dan niet alle) groepen. De volgende dag kan de invaller/stagiair gebruik maken van het nieuwe account in het COOL portaal en les geven in alle groepen.